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Geschäftswelt Reibungsloser Geldfluss

Elektronische Rechnungen – Vorteile und Fallstricke für Unternehmer

Elektronische Rechnungen erleichtern den Buchungsvorgang. Trotzdem muss man im Geschäftsleben einige Regeln beachten. FOTO: ANDREY POPOV, FOTOLIA

Dienst-Smartphone, Home-Office, elektronischer Kalender – die Digitalisierung verändert fortlaufend die Arbeitswelt und ist aus dem Berufsalltag von Unternehmen nicht mehr wegzudenken. „Im normalen Geschäftsverkehr spielen auch elektronische Rechnungen eine immer größere Rolle. Bei ihrer Nutzung sollten Unternehmer ein paar rechtliche Besonderheiten beachten“, erklärt die Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein.

Definition und Vorteile

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format erstellt und empfangen wird. Bei elektronischen Rechnungen kann der Empfänger die Eingangsrechnungen sofort automatisch weiterverarbeiten und muss die Rechnungsdaten nicht manuell in den internen Systemen erfassen. Das digitalisierte Verfahren ist somit weniger fehleranfällig und ermöglicht eine erleichterte Buchführung.

Was gilt es zu beachten?

Generell gelten beim Versand elektronischer Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie bei Papierrechnungen. So sind die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsangaben anzugeben. Elektronische Rechnungen können in unterschiedlichen Formaten versandt werden. Der Versand kann über zahlreiche technische Übermittlungsverfahren erfolgen. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, darf aber verwendet werden.

Der Empfänger der elektronischen Rechnung sollte die Regularien der Rechnungseingangsprüfung beachten. Auch diese Rechnungen müssen inhaltlich richtig sein. Dies bedeutet, dass die Leistung, der Leistende, das Entgelt und der Zahlungsempfänger korrekt angegeben sein müssen.

Erfolgt die elektronische Rechnungsstellung durch einen Web-Download, so liegt der Eingang der elektronischen Rechnung und mit diesem die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erst vor, wenn der Web-Download tatsächlich vollzogen wurde. Eine Benachrichtigung über das Vorhandensein des Downloads reicht nicht aus. Bei Dokumenten-Management-Systemen (DMS) gelten Besonderheiten, insbesondere hinsichtlich des Nachweises des zeitlichen Eingangs der elektronischen Rechnung und der Archivierung der E-Mail.

Wie erfolgt die Kontierung bei der elektronischen Rechnung?


Die Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum müssen bei einem elektronischen Beleg durch die Verbindung mit einem die entsprechenden Angaben enthaltenden Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung erfolgen. Der Empfänger muss eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Rechnungen in dem Format aufbewahren, in dem er sie empfangen hat: Eine PDF-Datei muss im PDF-Format archiviert werden. Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist muss der Empfänger sicherstellen, dass die Dokumente verfügbar und lesbar vorliegen sowie nicht verändert oder gelöscht werden können. stbk–sh

Mehr Geld und mehr Kontrolle

Steueränderungen 2018 – was sich für den Steuerzahler ändert
Neue Regelungen bei der Steuer. FOTO: PIXELLIEBE, FOTOLIA
Neue Regelungen bei der Steuer. 
FOTO: PIXELLIEBE, FOTOLIA
Am Ende des Vorjahres hat der Steuergesetzgeber viele Neuerungen auf den Weg gebracht. „Steuerpflichtige sollten einiges beachten“, erklärt die Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein.

Erhöhung von Freibeträgen und Kindergeld

Der Kinderfreibetrag erhöht sich um 36 Euro auf 2394 Euro pro Elternteil und der Grundfreibetrag um 180 Euro auf 9000 Euro. Zudem steigt das Kindergeld je Kind und Monat um zwei Euro. Damit verbunden ist eine Tarifanpassung der Einkommensteuer: Die Grenzen der Tarifzonen werden um 1,65 Prozent angehoben, sodass der nächsthöhere Steuersatz erst bei einem höheren Einkommen greift. Da der Einkommensteuertarif progressiv steigt, berücksichtigt der Gesetzgeber mit der Anpassung Preiserhöhungen und wirkt der sogenannten kalten Progression entgegen.

Anpassungen für Unternehmer

Für Unternehmer bringt das neue Jahr ebenfalls Veränderungen mit sich. Seit 1. Januar 2018 können sie geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die sie anschaffen, bis zu einer Grenze von 800 Euro sofort steuerlich geltend machen. Bei diesen Wirtschaftsgütern handelt es sich um Kleinmöbel, Bürocontainer, Telefone oder Papierkörbe. Unternehmer müssen sie in einem Verzeichnis erfassen. Die Grenze, ab der geringwertige Wirtschaftsgüter in das Verzeichnis aufzunehmen sind, passt der Gesetzgeber von 150 Euro auf 250 Euro an. Damit können Unternehmer alle geringwertigen Wirtschaftsgüter unter 250 Euro sofort und ohne gesondertes Verzeichnis abschreiben.

Kassennachschau: Unangemeldete Prüfungen

Die Einführung eines neuen Paragrafen in der Abgabenordnung (§ 146b AO) ermöglicht die sogenannte Kassennachschau als neues Instrument der Steuerkontrolle. Dabei kontrolliert ein Prüfer der Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung die ordnungsmäßige Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offenen Ladenkassen. Der Steuerpflichtige muss dem Prüfer den Zugang zum Kassensystem gewähren und die Auswertung der erfassten Daten gewährleisten. stbk-sh

Flexibles Einkommen wird berücksichtigt

Krankenversicherungsbeiträge für Selbstständige – Änderung seit 1. Januar 2018
Selbstständige müssen sich auf Neuerungen bei der Beitragsbemessung der Krankenkasse einstellen. FOTO: STADTRATTE, FOTOLIA
Selbstständige müssen sich auf Neuerungen bei der Beitragsbemessung der Krankenkasse einstellen. FOTO: STADTRATTE, FOTOLIA
Wer sich als Selbstständiger in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert hat, für den gilt seit dem 1. Januar 2018 eine Änderung in der Beitragsbemessung. Die Krankenversicherungsbeiträge werden von der eigenen Krankenkasse zunächst nur vorläufig festgesetzt. Erst nach Vorlage des Einkommensteuerbescheids setzen die Krankenkassen die Beiträge aufgrund der tatsächlich vom Selbstständigen erzielten Einnahmen endgültig fest. Dies kann zur Beitragserstattung, aber auch zur Nacherhebung führen. Auf Basis des vorgelegten Einkommensteuerbescheides berechnen die Krankenkassen die Beiträge für die Zukunft wiederum nur vorläufig.

Bisher gab es die vorläufige Festsetzung nur bei Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit. Für alle anderen galt, dass die Kassen die Beiträge für das ganze Jahr im Voraus festsetzten. Bei schwankenden Einnahmen konnten die Beiträge aber immer nur für die Zukunft durch Vorlage des Einkommensteuerbescheids erhöht oder gesenkt werden.

Mit der Neuregelung verfolgt der Gesetzgeber nun zwei Ziele: Erstens sollen Einnahmeschwankungen vollständig berücksichtigt werden und zweitens soll die Beitragsbemessung weder durch Bearbeitungszeiten bei der zuständigen Finanzbehörde noch durch eine verzögerte Abgabe von Einkommensteuererklärungen beeinflussbar sein.

Nicht betroffen von dieser Neuregelung ist, wer mit seinen Einnahmen über der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Grundsätzlich wird für die Beitragsbemessung in der gesetzlichen Krankenversicherung die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Selbstständigen zugrunde gelegt. Dies wird gedeckelt durch die jeweils geltende Beitragsbemessungsgrenze. Seit 1. Januar erhöht sich die Grenze für die gesetzliche Krankenversicherung von 52 200 Euro (monatlich: 4350 Euro) auf 53 100 Euro jährlich (monatlich: 4425 Euro). Wer schon den Höchstbeitrag in der gesetzlichen Krankenversicherung zahlt, für den ändert sich erst einmal nichts.

Sinken die Einnahmen aber im laufenden Jahr, kann der Selbstständige mit einer Erstattung seiner Beiträge rechnen.Auch nach unten sind die Beiträge durch eine gesetzliche Mindestbeitragsgrenze beschränkt. Im Jahr 2018 liegt diese monatlich bei 2283,75 Euro. Ausnahmen hiervon gelten für Existenzgründer oder für Selbstständige mit sehr geringem Einkommen. Für diese Fälle gilt ab dem Jahr 2018 die monatliche Grenze in Höhe von 1522,50 Euro. Achtung: Wer es nach Aufforderung der Krankenkasse versäumt, seinen Einkommensteuerbescheid vorzulegen, der muss trotz geringerer Einnahmen rückwirkend den Höchstbeitrag zahlen.
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